Comment cartographier votre écosystème technologique.

La plupart des agences de dotation sont incapables de dessiner leur propre technologie sur une seule page. Demandez à l'équipe de direction de croquer chaque outil que l'agence utilise et comment les données circulent entre eux, et vous obtenez des regards vides. C'est dans cet écart que l'argent fuit, que les données se brisent, et que le prochain outil que vous achetez empire les choses au lieu de les améliorer.

Avant de planifier une migration, de vous abonner à une autre plateforme ou de courir après une nouvelle intégration, cartographiez ce que vous avez déjà. Une carte vous montre les chevauchements que vous payez en double, les transferts qui cassent chaque semaine, et le seul outil que la moitié de l'agence contourne discrètement. Je l'ai appris en gérant 23 applications d'affaires au sein d'une seule opération. Vous ne pouvez pas améliorer un écosystème que vous ne voyez pas.

Voici la version pratique. Si vous voulez la réflexion derrière les raisons pour lesquelles un écosystème connecté vaut mieux qu'un tas d'applications éparses, j'en parle dans maîtriser les écosystèmes technologiques de dotation. Voici comment cartographier le vôtre, étape par étape.

1. Dressez la liste de chaque outil que l'agence utilise

Commencez par un inventaire complet. Votre ATS et votre CRM sont les plus faciles. Le problème se cache dans les plus petits outils : l'outil de publication d'offres, le lien de prise de rendez-vous, l'application de signature électronique, la feuille de calcul dont trois personnes dépendent, la règle de boîte de réception qui fait avancer les candidats. Notez chaque système qui détient ou déplace des données de candidats, de clients ou de postes. La plupart des agences en trouvent deux fois plus qu'elles ne s'y attendaient.

2. Notez à quoi sert chaque outil

À côté de chaque outil, écrivez en une ligne la tâche qu'il accomplit. Écrivez la tâche, pas la liste des fonctions. Où nous stockons les dossiers des candidats. Comment nous planifions les entretiens. Où nous envoyons les contrats. Quand deux outils portent la même ligne, vous avez trouvé un chevauchement. Quand une tâche n'a aucun outil en face, vous avez trouvé un manque.

3. Cartographiez la circulation des données entre eux

Tracez les flèches. Quand un candidat postule, où ce dossier arrive-t-il, et que se passe-t-il ensuite? Quel outil alimente quel autre? Marquez chaque point où quelqu'un copie des données d'un écran à un autre à la main. Ces transferts manuels sont là où partent vos heures et où votre qualité de données se brise. L'automatisation et de bonnes intégrations en remplacent la plupart.

4. Désignez le système de référence pour chaque type de données

Pour les candidats, les clients, les postes et les placements, décidez quel outil unique détient la vérité. Une seule source de référence pour chaque type de données. Quand trois outils pensent tous détenir le dossier du candidat, aucun n'a raison, et vos rapports ne se réconcilient jamais. Si vous ne pouvez pas nommer le système de référence, c'est la première chose à corriger.

5. Repérez les manques, les chevauchements et les transferts cassés

Relisez maintenant la carte. Entourez les chevauchements où vous payez deux fournisseurs pour une seule tâche. Entourez les manques où une tâche n'a aucun outil et où quelqu'un la comble avec une feuille de calcul. Entourez les transferts qui cassent, les exports qui échouent, les synchronisations auxquelles personne ne se fie. Cette courte liste est votre vrai carnet de travail, et ce sont généralement trois ou quatre problèmes qui causent l'essentiel des dégâts.

6. Décidez quoi garder, connecter, regrouper ou couper

Une carte prend toute sa valeur quand elle mène à une décision. Procédez outil par outil. Gardez ceux qui méritent leur place. Connectez ceux qui devraient se parler. Regroupez les chevauchements en un seul. Coupez les outils que personne n'ouvre. Vous dépenserez presque toujours moins et avancerez plus vite avec moins d'outils bien connectés qu'avec une longue liste tenue ensemble à la main.

Une carte change la conversation

Une fois que tout l'écosystème tient sur une seule page, les débats changent. Vous cessez de discuter du prochain outil tape-à-l'œil à acheter et vous commencez à réparer les transferts qui vous coûtent des heures chaque semaine. C'est de là que viennent le gain d'efficacité de 40 % et les dix heures ou plus par semaine. Un écosystème connecté les apporte. Un enchevêtrement d'applications déconnectées n'y arrivera jamais.

Les services de conseil d'Achieve aident les agences de dotation et de recrutement à cartographier leur technologie, à faire ressortir les chevauchements et les manques, et à bâtir un plan pour simplifier. Si vos outils se sont transformés en un enchevêtrement que personne ne comprend tout à fait, laissez-nous vous aider à le cartographier.