Les 10 heures par semaine que votre équipe perd sans le savoir

Demandez à un propriétaire d’agence comment fonctionne son Bullhorn et vous entendrez souvent : « Ça va, ça fonctionne. »

Posez la même question aux recruteurs et vous obtiendrez une autre réponse.

Ils saisissent de nouveau des données qui auraient dû être transférées automatiquement. Ils poursuivent des doublons. Ils mettent trois systèmes à jour manuellement parce qu’un placement ne se synchronise pas ailleurs.

C’est dans cet écart que beaucoup d’agences de recrutement perdent des heures chaque semaine sans jamais mettre un chiffre dessus.

Personne n’avait prévu autant d’administration

Personne n’implante un ATS ou un CRM en espérant créer plus de travail. Cela se produit lentement.

Une étape qui devrait être automatisée reste manuelle parce qu’il n’y avait pas assez de temps pour bien la configurer avant le lancement. Un rapport de cinq minutes en prend quarante parce que les champs n’ont jamais été normalisés. Un recruteur copie de l’information entre deux systèmes parce que l’intégration n’a jamais été terminée.

Rien de tout cela ne ressemble à un échec au quotidien. Cela devient simplement la façon de travailler et, après un certain temps, plus personne ne pense à la remettre en question.

Pourquoi personne ne corrige le problème

C’est rarement un manque de connaissances.

La plupart des personnes en opérations savent à peu près où se trouve la friction. Elles pourraient probablement en faire la liste sans préparation.

Ce qui manque, c’est le temps.

La personne responsable du système doit aussi faire son vrai travail. Le nettoyage est donc repoussé à la semaine prochaine, puis à la suivante, et cette semaine n’arrive jamais.

C’est la meilleure raison d’avoir quelqu’un dont le travail consiste réellement à s’occuper du système. Pas une tâche ajoutée autour de tout le reste. Un vrai centre d’attention.

Où les heures disparaissent réellement

Les mêmes problèmes reviennent souvent :

• de la saisie manuelle qui pourrait être automatisée à partir d’un processus déjà existant;
• des placements créés dans un outil et recopiés à la main dans un autre;
• des rapports qui demandent d’extraire et de retraiter les données parce que les champs n’ont jamais été configurés de façon cohérente;
• des recherches deux fois plus longues parce que les fiches sont en double ou à moitié remplies;
• des automatisations qui ne se déclenchent pas parce qu’une étape ou un statut n’est pas utilisé de façon constante;
• des intégrations qui fonctionnent presque, mais qui laissent toujours une dernière tâche à effectuer manuellement.

Aucun de ces problèmes ne semble énorme pris seul.

Additionnez-les pour toute une équipe de recruteurs qui répète les mêmes solutions de contournement chaque jour et vous arrivez facilement à plus de 10 heures par semaine.

Et il s’agit de temps que vous pouvez récupérer, pas d’un problème qui exige nécessairement une nouvelle embauche.

Commencer par observer le travail, pas par acheter un nouvel outil

Quand les équipes manquent de temps, la réponse instinctive est parfois d’ajouter une autre application.

Ce n’est pas toujours nécessaire.

Observez d’abord comment un poste, un candidat et un placement traversent Bullhorn, JobAdder, Atlas, Tracker ou les autres outils utilisés. Notez les endroits où une personne doit saisir la même information deux fois, attendre une mise à jour, réparer un échec ou créer un rapport à la main.

Ensuite, demandez-vous si le problème vient de la configuration, de la qualité des données, de l’intégration, de la formation ou d’une décision de processus qui n’a jamais été revue.

Souvent, une petite correction dans l’ATS, le CRM ou l’automatisation fait gagner plus de temps qu’un autre logiciel ajouté à l’écosystème.

Penser en entretien continu, pas en projet ponctuel

La plupart des agences prévoient un budget pour l’implantation, puis s’arrêtent là, comme si le système allait s’entretenir tout seul une fois en production.

Ce n’est pas le cas.

Il a besoin de la même attention continue que tout ce qui fait fonctionner l’entreprise chaque jour.

Les processus changent. Les équipes changent. Les champs s’accumulent. De nouveaux outils sont connectés. Les automatisations qui avaient du sens au départ ne correspondent plus toujours au travail réel.

Une vérification régulière permet de corriger les petits problèmes avant qu’ils deviennent des habitudes coûteuses.

Une question simple vaut la peine d’être posée : votre équipe travaille-t-elle toujours dans le système exactement comme au premier mois après le lancement?

Si rien n’a changé depuis, c’est souvent le signe qu’une révision est nécessaire.

Achieve aide les agences de recrutement à tirer toute la valeur de leur investissement Bullhorn et de leur technologie, de l’implantation jusqu’au travail continu qui garde les systèmes efficaces. Si votre équipe passe plus de temps à gérer le système que le système ne lui en fait gagner, parlons-en.

Questions fréquentes sur le temps administratif dans Bullhorn

Comment savoir combien de temps notre ATS fait perdre à l’équipe?

Observez quelques processus réels du début à la fin et comptabilisez les saisies répétées, les copies entre systèmes, les corrections de doublons et la préparation manuelle de rapports. Multipliez ensuite ce temps par le nombre de personnes et la fréquence.

Quels problèmes Bullhorn peut-on automatiser?

Les mises à jour de fiches, certaines communications, les rappels, les étapes de processus et les transferts entre outils peuvent souvent être automatisés. Le bon point de départ dépend de votre configuration et des risques liés à chaque processus.

Avons-nous besoin d’un nouvel outil pour réduire l’administration?

Pas toujours. Il est souvent plus rentable de corriger la configuration, les données, l’intégration ou la formation dans les outils existants avant d’en ajouter un autre.

Achieve peut-elle assurer un soutien Bullhorn continu?

Oui. Achieve peut revoir les processus, les données, les rapports, les intégrations et les automatisations, puis aider votre équipe à améliorer Bullhorn de façon continue.