Changer de système de recrutement? La migration des données ne représente que la moitié du travail

J’ai participé à assez de migrations de systèmes pour savoir qu’elles semblent toujours plus simples dans le plan de projet que dans la vraie vie.

Extraire les données. Associer les champs. Tester. Mettre en production.

Présenté comme ça, tout semble facile.

Qu’une entreprise passe de Bullhorn à JobAdder, Atlas, Tracker ou à une autre plateforme ATS/CRM, les données ne sont qu’une partie du projet. Elle déplace aussi des années de processus, d’habitudes, de solutions de contournement et de décisions sur la façon dont le travail doit être fait.

C’est cette partie qui mérite tout autant d’attention.

Tout déplacer ne veut pas dire déplacer les bonnes choses

La plupart des systèmes de recrutement contiennent des champs que personne ne sait expliquer, des statuts qui ne sont plus utilisés depuis des années et de l’information stockée à trois endroits différents parce que chaque équipe a créé sa propre méthode.

Si vous transférez tout cela dans le nouveau système sans poser de questions, vous n’avez rien réglé. Vous avez simplement recréé les mêmes problèmes ailleurs.

C’est pourquoi une migration ATS ou CRM doit commencer par l’entreprise, pas par la liste des champs.

De quelles informations les recruteurs ont-ils vraiment besoin? Que doit voir la direction dans ses rapports? Quels processus fonctionnent? À quel moment les gens sortent-ils du système parce que le processus actuel n’a pas de sens?

Il ne sert à rien de créer une copie parfaite d’un environnement que l’entreprise veut justement quitter.

Quelqu’un doit représenter l’entreprise pendant la cartographie des données

Un fournisseur peut associer un champ de l’ancien ATS à un champ du nouveau. Il ne peut pas toujours savoir ce que ce champ représente pour les personnes qui l’utilisent.

C’est là que les entreprises peuvent se faire surprendre. La migration devient une conversation technique et les personnes qui comprennent vraiment le processus de recrutement sont consultées trop tard.

Quelqu’un doit représenter l’entreprise dans ces discussions. Cette personne doit demander pourquoi l’information est transférée, remettre les hypothèses en question et vérifier que la nouvelle structure fonctionnera lorsque les recruteurs reprendront leur travail.

Cela ne veut pas dire que le conseiller ou le responsable interne doit écrire les scripts de migration ou effectuer le chargement technique. Cela veut dire que quelqu’un protège les intérêts de l’entreprise et traduit les besoins entre l’équipe de migration et les personnes qui vivront chaque jour dans le nouveau système.

Tester le travail réel, pas seulement les fiches

Voir une fiche de candidat dans le nouvel ATS ne suffit pas pour confirmer que la migration a réussi.

Le recruteur peut-il trouver ce candidat? Voit-il les notes et l’historique de placements dont il a besoin? Peut-il soumettre la personne à un poste, communiquer avec le client et faire avancer le processus? Les gestionnaires peuvent-ils faire confiance aux rapports?

Les meilleures séances de test suivent de vrais scénarios du début à la fin. Elles font ressortir des problèmes qu’une comparaison dans une feuille de calcul ne montrera jamais.

Elles donnent aussi à l’équipe l’occasion de se familiariser avec la nouvelle plateforme avant le lancement, ce qui rend le changement beaucoup plus facile à gérer.

La mise en production n’est pas la fin du travail

Les questions commencent souvent lorsque les gens utilisent enfin le système pour de vrai. Des processus qui semblaient corrects pendant les tests doivent parfois être ajustés. Certaines informations se trouvent à un endroit où personne ne pense à les chercher.

C’est normal.

Une bonne implantation prévoit du temps pour les commentaires, les ajustements et la formation après le lancement. Elle donne aussi aux gens un endroit où poser leurs questions au lieu de les laisser accumuler de la frustration jusqu’à ce qu’ils retournent aux feuilles de calcul, aux boîtes de réception et à leurs anciennes habitudes.

Le succès d’une migration ATS ou CRM ne se résume pas au fait que les données sont arrivées et que l’ancien système a été fermé.

Le nouveau système doit avoir du sens pour l’entreprise et l’équipe doit se sentir capable de l’utiliser.

Achieve aide les agences de recrutement à tirer plus de valeur de Bullhorn, JobAdder, Atlas et Tracker, de la migration et de l’implantation jusqu’à la conception des processus, la formation et l’adoption.

Questions fréquentes sur les migrations ATS et CRM

Combien de temps faut-il pour préparer une migration ATS ou CRM?

Cela dépend du volume et de la qualité des données, du nombre d’intégrations et de la complexité des processus. La préparation doit inclure la définition du périmètre, la cartographie, le nettoyage, les tests et la formation, pas seulement le transfert technique.

Faut-il migrer toutes les données de l’ancien système?

Pas nécessairement. Les données doivent être conservées pour une raison claire : soutenir le recrutement, les opérations, les rapports ou les obligations réglementaires. Une migration est aussi une occasion de ne pas transporter des années de désordre dans le nouvel ATS.

Qui doit participer à la cartographie des données?

L’équipe technique et le fournisseur ont besoin de personnes qui comprennent les processus de recrutement, les rapports et les besoins quotidiens. Sans cette représentation, une association de champs peut être techniquement correcte tout en étant inutilisable pour l’entreprise.

Achieve peut-elle soutenir une migration Bullhorn, JobAdder, Atlas ou Tracker?

Oui. Achieve peut accompagner la planification, la cartographie, les tests, la formation, la conception des processus et l’adoption, en complément du travail technique du fournisseur de migration.